Es gibt keinen Welpenschutz – die ersten Wochen sind die wichtigsten!

Die wesentlichen Schritte in eine neue Führungsposition

Neu als Abteilungsleiter und erst mal Überblick gewinnen und sich einarbeiten. Dabei hat er wichtiges übersehen. Schon nach ein paar Wochen waren die MitarbeiterInnen demotiviert, die Fehler häuften sich – die KollegInnen schüttelten die Köpfe und sein Vorgesetzter bereute die Beförderung.

Was ist passiert?

Der neue Abteilungsleiter hat sich zu lange Zeit gelassen und ist die folgenden, einfachen aber wesentlichen Schritte nicht gegangen.

Ich begleite seit Jahren „junge“ TeamleiterInnen in den ersten Wochen der neuen Führungsverantwortung. Viele von ihnen fühlen sich nicht gleich sicher in dem was sie jetzt in dieser neuen Rolle tun müssen. (meinen Artikel zur Rollenklärung finden sie auf meiner Homepage www.ladinig.at) Ganz besonders schwierig ist es, wenn man aus dem Team heraus zur Führungskraft wird, weil sich dann auch die Beziehungen verändern.

Meist ist es so, dass man ja auch noch seine alltäglichen Aufgaben mitnimmt und nur einen Teil seiner Zeit der Führung widmen kann. Im beruflichen Alltag bleibt dann meist zu wenig Zeit. Mein Tipp ist es daher, sich auf jeden Fall mit diesem sechs Punkten auseinanderzusetzen und sich gegebenenfalls von einem erfahrenen Coach oder Mentor begleiten zu lassen.

Man bekommt dadurch schneller Antworten auf die Fragen, die man sich ständig stellt und ist daher auch rascher entscheidungsfähig. Es stellt sich ein gutes Gefühl ein, auch diese neue Rolle gut zu beherrschen und man begeht keine Kardinalfehler.

Anfangsfehler lassen sich nur mühsam wieder gut machen, weil Vertrauen sich nicht sehr schnell wieder aufbauen lässt. Die MitarbeiterInnen und auch die relevanten Umwelten haben natürlich Erwartungen an den/die neue Vorgesetzte und diese müssen so bald als möglich geklärt werden. Ich empfehle, wo es möglich und sinnvoll ist, einen Erwartungsklärungs-Workshop zu machen, dann können alle sagen, was sie sich wünschen und brauchen, damit sie gut arbeiten können. Es ist immer wieder verblüffend, welche Erwartungen MitarbeiterInnen an neue Chefs haben – das reicht von funktionierenden Glühbirnen auf der Toilette bis zu zusätzlichem Personal oder weniger Arbeit.

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Ein Teamleiter, der zu mir ins Coaching kam, traute sich nicht, seinem Team und seiner Vorgesetzten einzugestehen, dass er sich bei einigen der Aufgaben nicht auskennt. Er hatte beim Einstellungsgespräch sein Wissen und seine Kompetenzen ein wenig geschönt. Da er die Karten nicht auf den Tisch legen wollte, konnte er weder die Erwartungen der MitarbeiterInnen erfüllen, weil er wichtige Entscheidungen aufschob noch die seiner Vorgesetzten. Alle waren enttäuscht, weil er nicht für ordnungsgemäße und termingerechte Arbeit sorgen konnte. Dies führte bei ihm zu Versagensängsten, Schlafstörungen und Druck, mit dem er nicht umzugehen wusste.

Hätte er zumindest die ersten 5 Themenbereiche im Detail durchgearbeitet, dann hätte er sich viel erspart und die Arbeit hätte ihm und seinem Team Spaß gemacht und wäre erfolgreich verlaufen. Was sind also die Themen, die man reflektieren und die Fragen, die man sich stellen sollte, um rasch und fehlerfrei in die Rolle der Führungskraft zu gelangen:

Rollenklarheit

Was ist mir wichtig in meiner Rolle als Führungskraft? Worauf lege ich besonderen Wert? Dazu habe ich einen eigenen Artikel geschrieben, und eine Anleitung zur Rollenklärung.

Erwartungsklärung

Es bedarf Mut die Erwartungen aktiv zu klären und die folgenden Fragen zu stellen, es ist aber sehr wichtig für ihre Orientierung. Mein Tipp: führen Sie mit jedem Teammitglied ein Gespräch über die individuellen Erwartungen, Wünsche und Standpunkt.

Hilfreiche Fragen:

  • Was brauchen Sie, um gut arbeiten zu können?
  • Was ist ihnen wichtig?
  • Welche Unterstützung benötigen Sie von mir?
  • Was müsste ich noch wissen?
  • Gibt es aus der Vergangenheit offene Punkte?
  • Wie – wie oft – worüber sollten wir uns austauschen?
  • Was erfreut sie und was verärgert sie?

In einem der ersten Teamgespräche klären sie ähnliche Fragen wie oben mit dem gesamten Team – sie werden sehen, dass die Antworten andere sein werden als die, die sie in den Einzelgesprächen erhalten haben. Ein ähnliches Gespräch führen Sie auch mit Ihrer/m Vorgesetzen. Vor allem sollten sie klären, welche Informationen ihr/e Vorgesetzte/r von ihnen wann erwartet und was sie von ihm/ihr brauchen. Eine gute Vorbereitung auf alle Gespräche ist besonders wichtig.

Danach kümmern sie sich um die folgenden 6 Themenbereiche – es kann sein, dass sie einige Fragen, für die Einzel- und das Teamgespräche auch aus diesen Bereichen nehmen, um sich mehr Überblick zu verschaffen:

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  1. Verschaffen sie sich Klarheit über die Aufgaben, die zu tun sind. Wer im Team beherrscht welche Aufgaben? Wo im Team gibt es noch Unterstützungsbedarf? Wer im Team ist besonders kompetent und hat viel Erfahrung? Dazu empfehle ich mit dem Reifegradmodell von Hersey und Blanchard zu arbeiten.
  2. Was ist die erwartete Qualität? Wer sind ihre Kunden – extern wie intern? Was möchten diese von ihnen als Führungskraft? Haben alle im Team das gleiche Qualitätsverständnis? Gibt es Vorgaben und definierte Prozesse? So wie zum Beispiel in Produktionsbetrieben jedes Teammitglied in der Produktion Gut-Teile von Ausschussteilen unterscheiden können muss.
  3. Mit welchen Arbeitsmitteln, Instrumenten, Prozessen, Vorgaben, Methoden etc. arbeitet man in ihrem Bereich? Welche Führungsinstrumente stellt Ihnen Ihre Organisation zur Verfügung und welche müssen sie sich selber schaffen? Sie sollten jederzeit einen guten Überblick über ihren Bereich haben, um zu wissen, ob alles gut funktioniert oder ob sie lenkend eingreifen müssen. Denken sie dabei an „Hard Facts“ wie z.B. Auswertungen und Listen und an die Soft Facts, das sind alle kommunikativen Instrumente, die sie einsetzen können wie z.B. regelmäßige Teamgespräche. Ich empfehle regelmäßig Teamgespräche zu führen, sei es nun wöchentlich oder 14-tägig mit einer klar strukturierten Agenda. Die Einbeziehung des Teams ist in jedem Bereich wichtig.
  4. Der nächste Blick geht auf ihr Zeitmanagement und das in ihrem Bereich. Wann müssen bestimmte Aufgaben erledigt oder abgeliefert werden Wie sehr ist Termintreue für ihren Bereich wichtig und wie geht ihr Team damit um?
  5. Wahrscheinlich haben sie schon in den Einzelgesprächen zur Erwartungsklärung Unterschiede zwischen ihren MitarbeiterInnen wahrgenommen. Blicken nun nochmals genauer hin. Was ist ihren Teammitgliedern wichtig? Wo haben sie ihre Stärken und Schwächen? Wie gehen die Teammitglieder mit Emotionen um? Sind sie eher sachlich oder emotional? Worauf können sie sich 10%ig verlassen und was ist zurzeit zu verändern? Ich arbeite hier sehr gerne mit dem DiSG-Modell, das Unterschiede erklärt und somit ein tieferes Verständnis schafft. Als Führungskraft bekommen sie wertvolle Hinweise, wie sie mit unterschiedlichen Menschentypen konstruktiv umgehen können.
  6. So und jetzt haben sie an und für sich ihren Bereich schon ganz gut im Griff und können langsam daran gehen darauf zu schauen, wie sie ihren Bereich gerne weiterentwickeln möchten.
    Ich empfehle mit der Methode „From Vision to Action“, entweder allein oder mit dem Team zu arbeiten. Ich schicke ihnen gerne den Ablauf zu.

Tippliste:

  • Anleitung zur Rollenklärung
  • Reifegradmodell von Hersey und Blanchard
  • DiSG Modell – Handlungsvorlieben von Menschen
  • Vision to Action – die Zukunft planen
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