Hätte ich doch richtig delegiert!

Gregor bekommt am Abend vor einem entscheidenden Kundentermin die Präsentation auf seinen Schreibtisch. Er geht sie durch und – unterdrückt einen Schreianfall! Nichts ist so, wie er es sich vorgestellt hat. So kann man die Präsentation auf keinen Fall beim morgigen Kundentermin verwenden!

Es ist zum Haare raufen!

Im Büro ist auch keiner mehr, den man jetzt anpflaumen könnte. Es wäre doch besser gewesen, gleich alles selbst zu erledigen. Er stürzt sich auf die Korrektur und gegen 2h früh macht er das Licht aus und geht – völlig erschöpft – nach Hause.

Am nächsten Morgen gelingt die Kundenpräsentation hervorragend, er hat den Auftrag in der Tasche. Bei einem Kaffee denkt er anschließend darüber nach, was da schief gelaufen ist. Er kann ja nicht ständig alles selber machen. Was hätte er anders machen können? Wo wurde er mißverstanden?

Mit diesen Fragen kommt er zu mir ins Coaching.

Wir gehen daher die wichtigsten Punkte zum Thema delegieren durch. Zunächst gilt es drei Fragen zu klären:
  • Was kann ich delegieren?
  • An wen kann ich delegieren?
  • Wie delegiere ich richtig, sodass ich keine Mehrarbeit habe?

Um herauszufinden, welche Aufgaben auf der täglichen To-Do-Liste delegiert werden können, sollte man bei jeder Aufgabe überlegen, ob man sie selbst machen muss. Dabei hilft manchmal das Eisenhower-Prinzip, das Aufgaben in A-B-C Aufgaben einteilt.

A Aufgaben können nicht delegiert werden, weil sie dringend sind und man daher keine Zeit zur Delegation hat. Deswegen erledigt man A Aufgaben üblicherweise selbst.

Nicht jede Aufgabe, die nicht dringend ist, lässt sich jedoch problemlos an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weitergeben. Es kommt natürlich auch darauf an, ob man kompetente MitarbeiterInnen hat, die B-Aufgaben übernehmen könnten. Zusätzlich ist nicht jede/r MitarbeiterIn motiviert genug, Aufgaben zu übernehmen. Manchmal fehlen auch den MitarbeiterInnen die benötigten zeitliche Ressourcen.

Ich empfehle daher, zusätzlich als Hilfsmittel eine Kompetenz-Motivations-Matrix der MitarbeiterInnen anzufertigen. Eine Achse dieser Matrix zeigt die Motivation an, die andere das für die jeweilige Aufgabe benötige Know-How. Je kompetenter und motivierter eine Person ist, desto mehr ist sie für zu delegierende Aufgaben geeignet.

Weiters sollte man noch das „WARUM“ klären – also wofür braucht die Führungskraft die Aufgabe und in welcher Qualität? Die meisten Fehler im Rahmen des Delgierens entstehen allerdings beim „WIE“.

„Also“, fragte mich mein Coachee „wie gebe ich Aufgaben so weiter, dass sie in meinem Sinn erledigt werden?“

Das Geheimnis dahinter ist die richtige Kommunikation. Dabei sollte die Führungskraft eine genaue Vorstellung des Ergebnisses haben und diese dem/der MitarbeiterIn darlegen. Checklisten, Muster, Ablaufbeschreibungen oder Beispiele aus der Vergangenheit, sind dabei besonders hilfreich.

Falls die Führungskraft selbst keine genaue Idee vom gewünschten Ergebnis hat, braucht es mehrere Abstimmungsrunden – von der Grobplanung bis hin zur Feinplanung.

Zu guter letzt gibt es noch den Faktor „ZEIT“ – schließlich ist zu klären, bis wann eine Aufgabe erledigt sein soll.

Wenn es zwischendurch zu Problemen kommt, sollte die Führungskraft umgehend und nicht erst kurz vor Ablauf der Zeit informiert werden.

Im konkreten Fall meines Coachees gab es 2 Fehlerquellen. Einerseits wurde das „WIE“ von meinem Coachee an seinen Mitarbeiter nicht ausführlich genug kommuniziert. Andererseits war der Termin für die Fertigstellung zu knapp vor der Kundenpräsentation definiert.

Ein Zwischenbericht oder eine Zwischen-Überprüfung wäre bei dieser eher komplexen Präsentation voraussichtlich hilfreich gewesen.

Nach einer ausführlichen Manöverkritik und Reflexionsschleife war mein Coachee „schlauer“, ging zurück in sein Unternehmen und sprach mit seinen MitarbeiterInnen. Sie stimmten sich ab um herauszufinden, was die Mitarbeiter verstanden hatten. Zusätzlich vereinbarten sie, welche Schritte sie setzen werden, damit die Ausarbeitung der Präsentation beim nächsten Mal gut und ohne Nachtarbeit gelingt.

Zu viele Bälle in der Luft?

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Bild: jeshoots/unsplash.com