Wie eine Studie der Universität Erlangen herausfand, kommt es im Mitarbeitergespräch vor allem darauf an, wie Vorgesetzte kommunizieren. Hatten MitarbeiterInnen im Nachhinein das Gefühl, dass sie hauptsächlich zuhören mussten und sich sozusagen in einer Art Befehlsausgabe wiederfanden, schlimmstenfalls sogar in einem einseitigen Kritikgespräch, dann war das kontraproduktiv und führte in Folge zu mehr Widerstand, Verweigerung des nächsten Gesprächs oder einer gründlichen Demotivation.

Anders, wenn MitarbeiterInnen ihre eigene Sicht einbringen und mit den Führungskräften zusammen an Zielen und Verbesserungen für die nächste Zukunft arbeiten konnten. Führungskräfte sollten daher auf Dialog statt auf Monolog setzen. Die Redezeit der Vorgesetzten sollte etwa 30% betragen, die MitarbeiterInnen sollten zu 70% zu Wort kommen.

Eine gute Vorbereitung und Fragen, Fragen, Fragen!

Es ist wie so oft im Leben: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Das bedeutet, dass sich beide Seiten Zeit für die Vorbereitung nehmen sollten. Themen sammeln, die hier angesprochen werden sollen – am besten mit Beispielen untermauert. Sollte ein/e MitarbeiterIn unvorbereitet zum Mitarbeitergespräch kommen, dann vertagen sie das Gespräch!

Ein Gesprächsleitfaden bzw. eine Vorlage, die es in vielen Unternehmen ja gibt, sind äußerst hilfreich.

Die wesentlichen Eckpfeiler sind der Blick in die Vergangenheit – letztes Jahr – was ist gut gelaufen und was könnte verbessert werden? Daraus ergibt sich der Blick in die Zukunft: wohin soll es gehen? was soll geändert werden? Was soll gleichbleiben?

Wohin möchte sich der/die MitarbeiterIn weiterentwickeln, was muss / soll noch gelernt werden, welche Art von Job-Enrichment könnte es geben? Wie sieht der mögliche Karriereweg aus?

Achtung: jetzt kommt etwas blutdrucksteigerndes für die Führungskräfte: Fragen Sie auch nach der Qualität der Zusammenarbeit. Was läuft gut zwischen uns? Was sollte verbessert werden und wie? Wie möchte der/die MitarbeiterIn geführt werden.

Der Schlüssel zu einem gelungenen Mitarbeitergespräch sind die Fragen!

Niemals im Kaffeehaus!

Der passende, geschützte Rahmen ist wichtig Also: Am besten findet der Termin in einem ruhigen Besprechungszimmer statt – ohne Störungen und lästiges Handygebimmel. Für beide Seiten ist es angenehm, wenn die Atmosphäre des Gesprächstermins angenehm und offen ist. Selbst wenn es in der Vergangenheit Differenzen gab, ist das Mitarbeitergespräch eher ein Anlass, in dem Lösungen erarbeitet werden sollten. Konfrontation ist fehl am Platz – der/die MitarbeiterIn sollte ja motivierter, nicht demotivierter aus dem Gespräch gehen.

Wenn es einmal wirklich haarig wird, dann empfiehlt es sich, das Gespräch zu unterbrechen oder gar auf einen neuen Termin zu verschieben, sodass sich beide wieder beruhigen können.

Wenn beide auf unterschiedliche Sichtweisen stoßen, dann könnte man auch einen Beobachtungszeitraum vereinbaren und sich dann nochmals treffen.

Ergebnisse festhalten

Nachdem alle vorgesehenen Punkte angesprochen, Anregungen diskutiert und Ziele vereinbart wurden, empfiehlt es sich, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten – diese Protokolle sind vertraulich und es ist üblich, dass beide Seiten sie unterschreiben.

Bei Uneinigkeit braucht es einen Plan B – also entweder eine Bedenkpause oder eine Möglichkeit der „Eskalation“ – das heißt dass z.B. die nächst höhere Hierarchiestufe oder die Personalabteilung hinzugezogen werden, um zu einer Einigung zu kommen. In ganz krassen und seltenen Fällen wird dann noch der Betriebsrat hinzugezogen.

Führungskräfte sollten zumindest eine deeskalierende Gesprächstechnik wie z.B. die gewaltfreie Kommunikation beherrschen, dann klappt das Gespräch in 99% der Fälle, auch wenn es hie und da schwierig beginnt.

Nachbereitung

Führungskraft wie MitarbeiterIn sollten nach dem Termin für sich selbst reflektieren. Was ist gut, was hätte besser laufen können? Was werde ich beim nächsten Mitarbeitergespräch anders machen?

Wichtige Regel: Offene Punkte sollten zeitnah geklärt werden, vereinbarte Maßnahmen und/oder Reviewgespräche sollten terminisiert werden.

Ein Tipp für die Führungskraft: wenn sie merken, dass das Gespräch auf fruchtbaren Boden gefallen ist und der/die MitarbeiterIn sich wie besprochen verhält, dann sparen sie bitte nicht mit positivem Feedback – das gibt eine positive Verstärkung und einen Motivationsschub.

Selbstverständlich liegen in allen Mitarbeitergesprächen goldene Nuggets für die Führungskraft – sie erhalten mitunter wertvolle Anregungen zum eigenen Führungsverhalten – positiv wie Verbesserungsvorschläge.

Gute Mitarbeitergespräche zeigen neue Perspektiven auf, man lernt sich auf einer anderen Ebene näher kennen und so schaffen sie Raum für gegenseitiges Verständnis und sind daher ein wertvolles Führungsinstrument.

Selbstverständlich ersetzen sie nicht die regelmäßige Kommunikation während des ganzen Jahres – positives wie „negatives“ Feedback muss während des ganzen Jahres fließen, damit die Zusammenarbeit gedeihen kann und die Aufgaben richtig erledigt werden.