Zu viele Bälle in der Luft – da hilft nur Prioritäten setzen

Kennen sie das? Sie haben sich viel vorgenommen, um endlich Überblick und Ordnung in ihren Führungsalltag zu bekommen und am Ende des Tages stellen sie sich die Frage: „Was habe ich denn heute wirklich weitergebracht?“

Damit sind sie nicht allein. Das geht sehr vielen Menschen so. Was kann denn in der heutigen Zeit mit so vielen Anforderungen und To-Do’s wirklich helfen?

Wenn im Zeitmanagement Seminar ein Teilnehmer darüber berichtet, eine To-Do-Liste mit 1000 Items zu haben und die verzweifelte Frage stellt: „Was mache ich jetzt damit?“

Ist die einzig passende Antwort: „Werfen sie die Liste weg und beginnen sie von neuem“.

Dabei sollte man folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Entlarven sie ihre Zeiträuber!
  • Identifizieren sie (immer wieder) die B-Aufgaben
  • Überprüfen sie ihre Fähigkeit zu delegieren
  • Nutzen sie hilfreiche elektronische Tools, um sich selbst zu organisieren

Zeiträuber entlarven

Wenn Sie auf der Suche nach 30 bis 60 Minuten mehr Zeit am Tag sind, dann identifizieren sie auf jeden Fall Ihre Zeiträuber indem sie sich die Frage stellen: wer oder was stiehlt mir pausenlos meine Zeit? Wovon oder von wem lasse ich mich ständig ablenken?

Diese Grafik kann dabei unterstützen:

Vor einigen Jahren gehörte die aus Amerika stammende Open-Door-Policy zu einem der wichtigsten Führungsprinzipien.

Es ist wunderbar, wenn man für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets ein offenes Ohr und eine offene Bürotür hat. Nur was ist die Konsequenz?

Heute weiß man jedoch, dass dieses Prinzip ein riesengroßer Zeiträuber ist und gleichzeitig auch ein Signal für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass sie jederzeit und meistens, ohne die eigenen Lösungskompetenzen zu aktivieren, zu Ihnen kommen.

Aus diesem Grund machen sie bitte ihre Bürotür immer wieder einmal zu, bitten sie Ihre MitarbeiterInnen ihre Fragen aufzuschreiben und mit Lösungsvorschlägen zu ihnen zu kommen.

Identifizieren sie ihre B-Aufgaben

Dem Eisenhower-Prinzip nach sollte man wichtiges von dringenden unterscheiden und sich nur mit jenen Dingen beschäftigen, die sowohl zur Rolle gehören als auch die getan werden müssen, damit sie ihre Funktion entsprechend ausüben können.

Fragen Sie sich daher: „Was muss ich unbedingt machen damit ich als gute Führungskraft in meiner Performance wahrgenommen werde?“

Diese Frage sollte man sich immer wieder stellen, weil sich einige Aufgaben einschleichen, die den Kriterien nicht entsprechen. Sie es auch eigener Neugier, Kontrollbedürfnis oder Aufgaben, die einem von Vorgesetzten oder MitarbeiterInnen oder KollegInnen elegant „untergeschoben“ werden.

Überprüfen sie ihre Fähigkeit zu delegieren

Obwohl es jede Führungskraft weiß und einige immer wieder weghören, aber delegieren ist eine unverzichtbare Führungs-Kompetenz.

Dazu muss man folgendes wissen:

  • was von meinen Aufgaben ist delegierbar?
  • an wen ist es delegierbar?
  • wie delegiere ich richtig, damit das gewünschte Resultat entsteht
Kleine Lesepause?

Mein Leitfaden für erfolgreiches Delegieren –
testen Sie sich, wie gut Sie schon sind

Tipp: führen Sie über 2-4 Wochen eine Aufzeichnung aller Tätigkeiten, die sie den ganzen Tag durchführen und markieren sie jene, die auch andere machen könnten und jene, die gar nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehören.

Ich habe vermehrt in Teamtrainings und Klausuren gehört, dass die Teammitglieder die Teamleitung entlasten wollen und diese, vor allem wenn sie neu ist, Aufgaben nicht abgeben möchte – nach dem Motto: wir würden ja gerne, aber man lässt uns nicht.

Nutzen sie hilfreiche elektronische Planungs-Tools

Allen „Chaoten und Genies“ sei gesagt, dass es bei Bergen von Arbeit unumgänglich ist, Planungstools zu verwenden. Am besten wählen sie ein elektronisches, das über mehrere Wochen /Jahre einen Überblickt gibt.

Außerdem benötigen sie neben dem Kalender, unbedingt eine To-Do-Liste für die Tagesaufgaben auf der sie nach Prioritäten reihen können – gerne mit Farbe.

Es gibt eine Menge Apps, die sie dabei unterstützen können. Warum soll es elektronisch sein? Sie benötigen Nachvollziehbarkeit, eine Suchfunktion und die Möglichkeit, sich an wichtige Termine und Aufgaben erinnern zu lassen.

Wenn sie mit Outlook oder Lotus Notes als E-Mail System arbeiten, dann kann ich ihnen nur wärmstens die „Aufgaben“ in diesen beiden Tools empfehlen. Diese eignen sich auch wunderbar, um Aufgaben zu delegieren und einen Überblick über die offenen Aufgaben zu behalten.

Ich kenne einige Teams, die sich in Excel Maßnahmenpläne mit Deadlines programmiert haben. Auch das ist natürlich eine Möglichkeit nichts zu vergessen und einen Überblick zu bewahren.

Ein weiteres Tool, das im Team gut anwendbar ist, ist Trello. In diesem Tool können kleinere Projekte bearbeitet werden, indem gemeinsame Aufgaben eingeben werden, Dokumente Aufgaben anhängbar sind und Termine gesetzt werden können. So behält man einen Überblick und die Kontrolle. Ein weiterer Vorteil ist die Visualisierung.

Besonders im Stress benötigt unser Gehirn einen Überblick – besonders visueller Natur – sonst kann es zu einer kompletten Überforderung und Verwirrung und dem Gefühl, dass man nichts mehr unter Kontrolle hat kommen.

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